De kunst van samenwerken bij complexe problemen
Bij complexe problemen is het de kunst om de samenwerking op basis van drie principes vorm te geven: relatie, richting en ruimte. In onze vorige blogartikelen zijn we ingegaan op de rol van zelfsturende teams in de complexe omgeving van de zorg. In dit blogartikel willen we verder ingaan op de kunst van samenwerken bij de complexe problemen die zich voordoen. Bij een complex probleem in de werkomgeving hebben we te maken met een ondoorgrondelijke samenhang en dynamiek tussen diverse op elkaar inwerkende actoren en factoren. Bij de aanpak zijn er in eerste instantie geen duidelijk oplossingen voor het probleem; deze dienen ook gaandeweg gevonden te worden.
Bij complexe problemen is het de kunst om de samenwerking op basis van drie principes vorm te geven: relatie, richting en ruimte.
In onze vorige blogartikelen zijn we ingegaan op de rol van zelfsturende teams in de complexe omgeving van de zorg. In dit blogartikel willen we verder ingaan op de kunst van samenwerken bij de complexe problemen die zich voordoen. Bij een complex probleem in de werkomgeving hebben we te maken met een ondoorgrondelijke samenhang en dynamiek tussen diverse op elkaar inwerkende actoren en factoren. Bij de aanpak zijn er in eerste instantie geen duidelijk oplossingen voor het probleem; deze dienen ook gaandeweg gevonden te worden. Ook zijn er direct geen duidelijke oorzaak en gevolg-relaties te vinden. Integendeel! Er kunnen zich door een te snelle analyse en aanpak zelfs averechtse effecten voordoen. Er zullen continu ongebaande paden bewandeld moeten worden om tot een uiteindelijke oplossing van het probleem te komen. Hiervoor dient het zelforganiserende en co-creatieve vermogen van het samenwerkingsverband volledig tot zijn recht te kunnen komen. In het probleem willen we optimaal gebruik kunnen maken van de onderlinge verbinding en de diversiteit tussen de mensen waarom het allemaal draait.
Voordelen en nadelen van diversiteit
In de complexe en dynamische omgeving waarin we leven is het van belang om met anderen samen te werken. Alleen samen met anderen kunnen we de complexe problemen en uitdagingen van deze tijd met succes aangaan. We realiseren ons dat we elkaar nodig hebben en over het algemeen vinden we het ook leuk om in verbinding met anderen aan iets van betekenis te werken. Door samen te werken kunnen we gebruik maken van de onderlinge verschillen in bijvoorbeeld perspectief, talent, contact en ervaring. Het is echter deze diversiteit die het vaak lastig maakt om succesvol samen te werken. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijke verschillen in perspectieven en belangen. Veelal zijn we ons in het begin minder bewust van de mogelijke nadelen van diversiteit in de samenwerking. We zijn geneigd om ons met name op de voordelen te richten in de hoop zo snel mogelijk tot een oplossing van het complexe probleem te komen. Voor een goede samenwerking is het van belang om van begin af aan aandacht te hebben zowel voor de voordelen als voor de nadelen van diversiteit in het samenwerkingsverband.
Autonomie en sociale binding
Als het goed gaat weten we elkaar in de samenwerking snel te vinden om dankbaar gebruik te maken van elkaars perspectieven en talenten, maar ook van elkaars contacten en ervaringen. Terwijl we hard aan het werk zijn om de voordelen in de samenwerking te benutten worden we als vanzelf met de nadelen geconfronteerd. Denk aan het noodzakelijke overleg en de tragere besluitvorming (proces), de mogelijke tegenstellingen en onenigheden (inhoud), en de toenemende spanningen en conflicten (relaties). Deze aspecten hebben allemaal te maken met de consequentie van samenwerken: het opgeven van een deel van onze autonomie in het vertrouwen er met elkaar en er zelf ook beter van te worden. In de samenwerking is er meer bemoeienis van buitenaf met ons handelen. De mogelijkheid tot zelfbepaling lijkt hiermee te zijn afgenomen. De druk op onze autonomie zal over het algemeen toenemen met de omvang en/of diversiteit van het samenwerkingsverband én met de complexiteit van de problemen.
Co-creatie van beeld en gevoel bij de taakstelling
Om de druk op de autonomie zoveel mogelijk te ondervangen dienen mensen zich van begin af aan betrokken te voelen tot het complexe probleem en het samenwerkingsverband. Het gaat in eerste instantie om het creëren van de juiste context voor autonomie én sociale binding. De deelnemers dienen in een veilige omgeving elkaar te vinden in het gemeenschappelijke doel en nut van het samenwerkingsverband. In deze co-creatie komen niet alleen de inhoudelijke aspecten van de samenwerking aan bod, maar ook de sociaal-emotionele aspecten van de onderlinge relaties in het samenwerkingsverband. Deze aandacht voor zowel de inhoudelijke als de relationele kant bevordert de betrokkenheid zowel op inhoudsniveau als op betrekkingsniveau. De samenwerking zal over het algemeen beter gaan naarmate mensen zich sterker verbonden voelen zowel tot de inhoudelijke doelen van de samenwerking als tot elkaar in relationele zin.
Relatie: betrokkenheid op betrekkingsniveau
Centraal bij het oplossen van complexe problemen is de verbinding die de deelnemers met elkaar willen aangaan. Dit betekent dat er aandacht voor elkaar is, zoals in elkaars achtergrond, perspectieven, belangen, talenten en ervaring. Er komt zicht op de overeenkomsten en op de onderlinge verschillen. Deelnemers dienen zich vrij te voelen om zichzelf te zijn en relevante gevoelens, onzekerheden, kwetsbaarheden en irritaties met elkaar te delen. Het gaat om het vertrouwen in elkaar ten aanzien van aspecten als waarden, intenties, competenties en gedrag. In een goede samenwerking gaan mensen deze aspecten op elkaar afstemmen op basis van wederkerigheid en compromissen, met het gemeenschappelijke doel voor ogen. Er ontstaat als het ware een gemeenschappelijk bewustzijn en perspectief van hetgeen belangrijk is.
Richting: betrokkenheid op inhoudsniveau
Voor de betrokkenheid onder de deelnemers gaat het ook om de inhoudelijke aspecten van de samenwerking. Voor een ieder moet het duidelijk zijn wat de bedoeling is van het samenwerkingsverband (‘purpose’). Het moet gaan om iets dat van betekenis is voor de deelnemers, zodat zij er intrinsiek bij betrokken willen zijn, een deel van hun autonomie willen opgeven en er een bijdrage aan willen leveren. Door co-creatie binnen de relationele dialoog ontstaat er onder de deelnemers een eensgezindheid ten aanzien van het doel en de richting van het samenwerkingsverband (gelijkgerichtheid). De gemeenschappelijk beleefde beelden, gevoelens en afspraken vormen de ervaren richting voor alle beslissingen, initiatieven en activiteiten in de samenwerking. In het denken, voelen en gedrag zijn het perspectief en de belangen van het samenwerkingsverband het uitgangspunt, ook als deze niet geheel in lijn liggen met de eigen perspectieven en belangen.
Ruimte: eigenaarschap en diversiteit
Door de betrokkenheid op zowel het betrekkingsniveau als het inhoudsniveau creëren de deelnemers voor zichzelf de ruimte die nodig is voor autonomie én sociale binding in het kader van het samenwerkingsverband. Vanuit een perspectief en gevoel van eigenaarschap gaan de deelnemers aan de slag en met elkaar de interactie aan. Niet alleen worden de krachten gebundeld en de onderlinge verschillen benut, ook weten de deelnemers elkaar te vinden om elkaar te ondersteunen en waar nodig aan te spreken. Irritaties en conflicten worden in een vroeg stadium professioneel opgelost in het kader van de belangen van het samenwerkingsverband. Wat daarbij helpt is dat de deelnemers in de sociale binding meer inzicht en gevoel voor elkaar en elkaars diversiteit hebben gekregen. Van begin af aan is men zich goed bewust van zowel de voordelen als de nadelen van diversiteit in de samenwerking.
Drie richtinggevende principes: het waartoe
Hoe groter de betrokkenheid en het gevoel van eigenaarschap bij het samenwerkingsverband, hoe meer het gevoel van autonomie. De autonomie en het zelforganiserende vermogen worden aangesproken vanuit het perspectief en het belang van het samenwerkingsverband. Om dit te realiseren dienen de deelnemers de samenwerking vorm te geven aan de hand van drie richtinggevende principes: (1) betrokkenheid op betrekkingsniveau (relatie), (2) betrokkenheid op inhoudsniveau (richting), (3) eigenaarschap en diversiteit (ruimte). De deelnemers van het samenwerkingsverband hebben relatie, richting en ruimte nodig om goed te kunnen samenwerken in een complexe omgeving. Deze drie richtinggevende principes kun je zien als systeemeisen voor het samenwerkingsverband; ze geven richting aan de interacties van het sociale systeem en daarmee voor het functioneren en het gedrag van de deelnemers. De drie richtinggevende principes bepalen geenszins hóe er in het samenwerkingsverband gehandeld moet worden, maar wel waartoe.
Nanne Dodde en Paul de Beurs
Nanne Dodde is gespecialiseerd in strategie- en groepsontwikkeling en complexe verandertrajecten, met specifieke expertise op het gebied van sociale netwerken en interactiepatronen in samenwerkingsverbanden. Hij adviseert en begeleidt professionals en organisaties. Hij heeft veel ervaring opgedaan in diverse directie-, bestuurs- en toezichtfuncties in het bedrijfsleven en in de gezondheidszorg. Op het gebied van leiderschap en verandermanagement geeft Nanne lezingen en workshops (oa. Nyenrode en Beeckestijn); hij is ambassadeur voor het Platform voor Klantgericht Ondernemen. Voor nadere informatie: http://www.3nd.nl.
Paul de Beurs is psychiater/psychotherapeut en mediator. Hij coacht en begeleidt artsen individueel, maatschappen/vakgroepen en raden van bestuur. Daarnaast is hij adviseur voor de overheid en begeleidt hij specialistische politieteams, vooral gericht op het gezond houden van groepsprocessen. Hij heeft zeer ruime ervaring in het veld van de GGZ en het algemeen ziekenhuis, zowel inhoudelijk, op management als op bestuurlijk niveau. Voor nadere informatie: http://www.debeursadviesenbemiddeling.nl
